Dit bericht is van belang voor alle ondernemers. 

In de financiële administratie worden de bankmutaties verwerkt. Vaak kan de verwerking daarvan efficiënter.  Het proces verloopt dan als volgt: Er wordt een export gemaakt van de bankmutaties. Veel banken ondersteunen het aanmaken van zo’n bestand. Sterker nog, sommige softwarepakketten en banken hebben zelfs al een rechtstreekse koppeling, zodat de import / export handeling zelfs kan worden overgeslagen. Dit bestand kan worden ingelezen in het administratiepakket. Daarna moeten de mutaties worden toegewezen voor zover het administratiepakket dit nog niet (goed) heeft uitgevoerd en eventueel een aantal omschrijvingen worden gemuteerd. Daarna moeten wat afstemmingen worden gemaakt.

Voordelen

• Nadat het softwarepakket heeft ‘geleerd’, nagenoeg altijd een snellere verwerking van de bankafschriften.
• Een betere afstemming met het saldo in de financiële administratie met het saldo van de bank.
• Een meer volledige omschrijving bij de boekingen.
• Minder handmatige handelingen waardoor er meer consequent wordt geboekt.

Proces

Het bestand met de bankmutaties moet worden aangemaakt (voor zover er geen rechtstreekse koppeling tussen de financiële administratie en de bank bestaat). Volg de onderstaande koppeling voor een instructie hierover om voor de betreffende bank met internetbankrekeningen de mutaties in te lezen in bijvoorbeeld het pakket Snelstart:

• Beschrijving ABN Amro internetbankieren
• Beschrijving ING internetbankieren
• Beschrijving Rabobank internetbankieren
• Beschrijving SNS internetbankieren

Als wij uw administratie verzorgen, kunt u volstaan met de bovenstaande beschrijving.

Als u verdergaat op de oude, vertrouwde wijze is dat ook uitstekend.

Als u zelf uw administratie bijwerkt, leest u dan ook de rest van dit artikel;

Het bestand met de bankmutaties moet worden ingelezen in de financiële administratie. Raadpleeg hiertoe de helpfunctie van uw softwarepakket, vraag uw leverancier om ondersteuning en / of schakel uw accountant in.

Afhankelijk van de informatie die al bekend is in en de ‘intelligentie’ van het pakket, zijn er mutaties niet goed geboekt. Controleer de (niet automatisch verwerkte) boekingen. Voeg in de financiële administratie eventueel nadere omschrijvingen toe aan de mutatieregels. Stem vervolgens het saldo in het financiële pakket af met het saldo van de bank. Als er papieren afschriften beschikbaar zijn, parafeer dan op het laatst aangesloten dagafschrift dat deze afstemming heeft plaatsgevonden onder vermelding van de datum.

Als er een debiteuren- en crediteurenadministratie wordt bijgehouden in het pakket, beoordeel dan ook periodiek de openstaande posten. Verder kunt u periodiek een cijferanalyse toepassen op de bedragen van de kolommenbalans of saldibalans.

Eenmalige instellingen

In het administratiepakket moet het een en ander worden ingesteld, zoals welke bankrekening(en) moeten worden bijgewerkt, welke bank deze aanlevert en waar het bestand van de bank (meestal) wordt geplaatst. Deze stamgegevens moeten eenmaal worden ingegeven.

Het formaat van de bankmutaties en de wijze waarop deze kan worden ingelezen in uw financiële administratie verschillen per softwarepakket. Raadpleeg hiertoe de helpfunctie van uw softwarepakket, vraag uw leverancier om ondersteuning en / of schakel uw accountant in.

De laatste handmatige boeking sluit niet altijd aan met de eerste die wordt ingelezen. Doublure(s)  moet(en) worden verwijderd of omissie(s) moet(en) worden bijgeboekt. De meeste banken ‘herinneren’ welke mutaties in de vorige export hebben gezeten en de meeste financiële pakketten onthouden welke bankmutaties al zijn ingelezen, zodat in het vervolg meestak geen doublures zullen voorkomen.

Vooral in het begin moet het administratiepakket worden ‘geleerd’ hoe de mutaties geboekt moet worden, maar naar verloop van tijd  ‘begrijpt’ het softwarepakket steeds beter welke boeking bij de betreffende betaling of ontvangst moet worden gemaakt.

In de praktijk zien we bovenstaand proces nog niet vaak toegepast, terwijl wij er al goede ervaringen mee hebben. Andere efficiencyslagen kunnen ook worden gemaakt. Dit ziet vaak toe op het beperken van redundantie ofwel het vermijden van dubbele handelingen. Voorbeelden daarvan zijn het exporteren van de bankbetalingen uit het financiële systeem naar de bank, het geautomatiseerd aanmanen en (onverhoopts) in het vervolg daarop de wettelijke rente in rekening brengen, het inlezen van uitgaande facturen als deze door een ander softwarepakket worden gemaakt, het inlezen van inkomende facturen als deze met UBL via de mail binnenkomen, het volgen van de voorraad of het productieproces, meer doelmatige stuurinformatie genereren voor de directie et cetera. Uiteraard moet worden afgewogen hoeveel de wijziging kost en wat deze opbrengt.

Wij hopen u hiermee verder te hebben geholpen bij uw verdergaand proces van automatisering en efficiëntere verwerking.

U weet ons te bereiken.