ACMO Bedrijfsoverdracht

Over op IBAN en dan?

Wat is IBAN en voor wie is dit belangrijk? Dit bericht is voor iedereen relevant, met name voor degenen die in een organisatie te maken hebben met betalingsverkeer. U krijgt namelijk een langer bankrekeningnummer. Vanaf 1 februari 2014 stappen de banken uit 32 landen namelijk over op het bankrekeningnummer, genaamd IBAN (International Bank Account Number). Dat nieuwe nummer bestaat uit de landcode, controlegetal, letters van de bank, aanvulling van nullen en uw (oude) bankrekeningnummer.

Waarom IBAN?

Foto van Europese Centrale Bank met gedeeltelijke euroteken ervoorIn de EU (Europese Unie) wordt het bankverkeer gestandaardiseerd tot één grote betaalmarkt, die heet SEPA (Single Euro Payments Area). De banken hebben zich binnen de EPC (European Payments Council) onderling verenigd en regels, afspraken en standaarden gemaakt voor een harmonisering van de overschrijvingen en incasso’s. Daardoor zal concurrentie ontstaan tussen de banken met als doel lagere kosten, betere producten en meer efficiency.

Wat moet er gebeuren?

Met name de software moet aangepast worden. Hoewel dat een feestje is voor uw softwareleverancier, laat u overtuigen dat deze dit tijdig gereed heeft. Denk (verder) aan wijzigingen in de:

Betalingen

De betalingen moeten straks in XML (eXtensible Markup Language) formaat, PAIN (PAyment INitiation) geheten, aan de bank worden aangeboden. Deze komt in de plaats van de aloude bekende CLIEOP03. Stem het type PAIN af tussen uw software en uw bank.

Dagafschriften

Veel boekhoudpakketten kunnen elektronische dagafschriften inlezen. Het formaat dat nu gebruikt wordt is SWIFT MT940/MT942, GMU of een ander formaat. Ook dat formaat wijzigt en zal meer informatie bevatten.

Webshop

Dan is 1 augustus een belangrijke deadline. Als u Acceptant of (Collecterende) Payment Service Provider bent moeten uw betaalsystemen dan over gezet zijn naar de nieuwe iDEAL 3.3 versie.

Incasso’s

Veel bedrijven incasseren bedragen bij hun klanten. Dat geschied door een bestand aan te bieden aan de banken. Het spreekt vanzelf dat de bankrekeningnummers in dat bestand moeten worden aangepast. Maar ook het systeem wijzigt; Het Europese incassoproduct kent twee soorten, de standaard / algemene en de zakelijke / bedrijven. De algemene kent een storneringsrecht (verplichting tot terugbetaling) van 56 dagen, maar bij de zakelijke 5 werkdagen. De incasso zonder het recht op storneren verdwijnt.
Met de zakelijke mag u niet afschrijven bij de bankrekeningen van particulieren. Ook wordt het verplicht om een uniek kenmerk aan de incasso mee te geven, waarmee van de betaling tot het mandaat kan worden gelegd. Ook de bewaarplicht is verlengd van 12 naar 14 maanden en als er 36 maanden geen incasso is geweest, vervalt het recht. Verder moet u uw debiteuren 2 weken van te voren inlichten wanneer en welk bedrag u gaat afschrijven.

Machtigingen

Als u geld bij uw relaties geld afschrijft, moet u machtigingen hebben. Daartoe voldeden ook telefonische en internetmachtigingen. Straks gelden alleen de papieren en elektronische machtigingen en geldige telefonische machtigingen die voor de overstap al aanwezig waren.

Acceptgiro’s

Er was eerder sprake van dat de acceptgiro’s zouden ophouden te bestaan, maar die blijven vooralsnog tot 2019 aangeboden worden. Er zijn maar een beperkt aantal drukkerijen die acceptgiro’s mogen afdrukken en bedrijven bestellen die in grotere hoeveelheden. Hierop staat ook het bankrekeningnummer vermeld die dus moet worden vervangen door IBAN. Tussen 1 juli 2013 en 1 februari 2014 mogen zowel het IBAN en de oude versie worden gebruikt.

Drukwerk

Uw betalingsgegevens staat op meer formulieren afgedrukt dan u zich mogelijk realiseert. Zo moet op uw facturen het nieuwe IBAN worden vermeld. Maar denk ook aan de loonstroken, templates / sjablonen, briefpapier, offertes enzovoort. Het zou jammer zijn als u drukwerk besteld en in het begin van 2014 een aantal ‘bomen’ moet weggooien.

Tips:

  • U kunt bankrekeningnummers per stuk of in serie converteren via de site www.ibanbicservice.nl/.
  • Stem de wijzigingen op elkaar af. Als u bijvoorbeeld in uw boekhoudsysteem alle bankrekeningen heeft geconverteerd, moeten daarna nieuwe bankrekeningnummers niet meer in het oude formaat worden ingevuld.
  • Als u grensoverschrijdend werkt en daartoe meerdere buitenlandse bankrekeningen aanhoudt, kunt u overwegen om dit aantal terug te brengen. Dit kan bankkosten besparen, efficiency opleveren en een betere onderhandelingspositie geven naar uw bank.
  • Op elke hoek van de straat worden wel (gratis) informatiedagen gegeven over IBAN. Lees de materie van tevoren door en woon er eens één bij; Een goed moment om weer eens te netwerken?
  • Het is misschien ook een mooi moment om uw financieel proces eens onder de loep te nemen. Zo kunnen wij digitale facturen met de standaard UBL (Universal Business Language) al inlezen in ons financiële systeem. Dat is gestandaardiseerde informatie die een boekhoudsysteem kan inlezen, beter dan een PDF. Die bestanden worden per mail ontvangen in een afzonderlijke mailbox. Dat scheelt tijd en kans op fouten.

Vragen? Raadpleeg uw bank en kijk op de site www.overopiban.nl. Resteert twijfel of wilt u optimaliseren? Neem contact met ons op.

Reageer op dit artikel

  • (uw e-mail wordt niet gepubliceerd)

XHTML: U kunt deze labels gebruiken: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>