ACMO Bedrijfsoverdracht

Fraude of Fouten

De laatste tijd hoor en lees ik veel over fraude. Onze schaal met koekjes met tekst 'afblijven van de baas' beroepsgroep waarschuwde afgelopen week voor het gevaar van fraude vanwege het economisch klimaat. Ook zelf ontdek ik soms fraude, waarop ik dan de richtlijnen volg. Daarop volgt onderzoek en dat is voor alle betrokken partijen vervelend.

Anekdote

Bij fraude en diefstal denk ik aan een bekende anekdote;

Een vader haalt zijn zoon op bij het politiebureau en zegt tegen hem: “Waarom heb je die doos paperclips gestolen; die had ik toch zo van het werk mee kunnen nemen?”. Waar is de norm en waar liggen de waarden…

Verschil tussen fraude en fouten

De regering werd onlangs teruggefloten omdat ze de cijfers van de ziektekosten niet voor elkaar had, of is dat geen fraude? Het verschil tussen fraude en fouten is dat het al of niet opzettelijk gebeurt.

Gevarendriehoek

Bij fraude bestaat er een ‘gevarendriehoek’, namelijk: Rechtvaardiging, Druk en Gelegenheid. Bij één of meer van die genoemde factoren, bestaat er een verhoogd risico op fraude. Een voorbeeld van rechtvaardiging is: De werkgever betaalt me toch te weinig, dus ik eigen me toe wat toch al van mij is. Een voorbeeld van druk is een verslaving die extra geld kost. Gelegenheid speelt als de persoon ook de mogelijkheid heeft om gelden of goederen te onttrekken zoals wanneer er geen deugdelijke voorraadadministratie wordt bijgehouden bij handel in waardevolle goederen. Bij elk van de factoren zijn er mogelijkheden om deze te ontdekken, mits u ze maar onderkent. En daarbij geldt als eerste: Ken uw personeel en ga niet altijd af op uw gevoel! Ook in de organisatie kunt u waarborgen inbouwen om fraude te voorkomen. Zo hebben wij bij aanname van werknemers ingesteld dat we een verklaring omtrent gedrag vragen. Lees op onze website meer over de factor gelegenheid en hoe fraude preventief maar ook repressief kan worden bestreden. Daarin staan praktijkvoorbeelden om eens over de fraudebestendigheid van uw organisatie na te denken. Als u toch op onze site bent; daar staat ook onze gratis eindejaarsbrief 2012. Die is handig gerubriceerd in werkgever, werknemer, ondernemer, BV en DGA.

Aanvulling

In aanvulling op bovenstaande column welke in de krant verscheen, hieronder meer over de factor gelegenheid. Het spreekwoord meldt immers: “Gelegenheid maakt de dief”. Fraude is deels te voorkomen door een goede administratieve organisatie en stelsel van interne beheersingsmaatregelen(ook kortweg AO/IB genoemd). Er zijn meerdere pijlers waarop deze gebaseerd moet zijn, maar ik ga hier in op twee pijlers vanuit het thema van dit schrijven ‘fraude’, de:

  1. functiescheiding (ook wel controletechnische functiescheiding, hierna CTFS genoemd)
  2. geld-goederenbeweging

Ad 1) Functiescheiding

Om het doel van functiescheiding uit te leggen, gebruik ik meestal het volgende voorbeeld: Stel u handelt in (duurdere) electronica: TV’s, PDA’s, laptops, tablets etc. en heeft daar een voorraad van. Hoe weet u dat de magazijnbeheerder ’s avonds niet een paar extra tablets meeneemt en in privé probeert te verkopen? Als het goed is houdt uw systeem bij dat de beginvoorraad in aantallen 80 was, er zijn er 20 gekocht en 50 verkocht. Dan moeten er dus nog 50 in het magazijn liggen. En als het er minder zijn, spreekt u de magazijnbeheerder erop aan. Maar daarvoor zijn randvoorwaarden nodig, de CTFS. De magazijnbeheerder mag niet in het systeem de aantallen van inkoop en verkoop kunnen muteren. Dat doen de inkopers respectievelijk de verkopers. Wel muteert de magazijnmeester bij ontvangst en afgifte deze aantallen welke het systeem afstemt met de aantallen die de inkopers en verkopers hebben ingegeven. Door het instellen van deze functies creëert u tegengestelde belangen. Daarnaast moet een ander persoon (ook) de inventarisatie uitvoeren. Op deze wijze controleert u achteraf of er niets gestolen wordt. Op deze wijze kunnen ook andere zaken van waarde, zoals de bank- en kasgelden worden gecontroleerd.

Ad 2) geld-goederenbeweging

Met de geld-goederenbeweging wordt bedoeld dat er een relatie staat tussen het geld dat binnenkomt en de goederen die worden verkocht. Door de goederenstroom (inkoop-opslag-verkoop) goed bij te houden, kan er een geldstroom worden gecontroleerd. Die controle voeren we (ook) uit met de zogeheten BETA-formule, Beginstand minus Verkopen plus Inkopen = Eindstand. De uitkomst van de goederen kan over een gelijke periode met gelijke prijzen worden vergeleken met de uitkomst van het geld. Lekken worden daarmee opgespoord. Ik merk op dat fraude door samenspanning zeer lastig kan worden getraceerd, omdat dat een doorbreking van voornoemde beheersing is. Ook merk ik op dat deze maatregelen voor de ‘kleinere’ ondernemer (meestal) niet haalbaar zijn. Voor wie verder geïnteresseerd is, we bezitten hele werkprogramma’s en checklists om de risico’s op fraude te inventariseren.

Vragen ter indicatie

Om u een indicatie van een aantal onderzoeksvragen te geven, noemen we er een vijftal. Mocht u op één of meer van de vragen “ja” moeten antwoorden, kunt u zich afvragen of er actie moet worden ondernomen…

  1. Ten aanzien van de directie: ”Staat de winstgevendheid onder druk en staat de directie daardoor toe dat er soms wat gemakkelijk wordt gehandeld?”
    Toelichting: De tone at te Top is een voorbeeld voor de ethiek van de medewerkers.
  2. Ten aanzien van de medewerkers: Is de administratieve verwerking tijdig en accuraat?
    Toelichting
    : achterstanden in het bijwerken van de administratie (waaronder vrachtbonnen, rittenadministraties, urenregistraties, voorraadmutaties, kasadministratie, debiteurenaanmaningen enzovoort) leidt tot eenvoudige ‘correcties’ of schuiven van waarden.
  3. Ten aanzien van de controletechnische functiescheiding (CTFS): Kan een medewerker die beschikt over waarden (ofwel beslist over de doorstroom van geld of goederen) deze ook zelf bewaren/opslaan?
    Toelichting: Er behoort een tegengesteld belang te zijn tussen de functies beschikken en bewaren. Ook van de combinaties van de functies: beschikken en controleren, bewaren en controleren alsmede het registreren en controleren moeten (zo mogelijk) worden voorkomen dat deze worden uitgevoerd door één persoon.
  4.  Over de automatisering: Kunnen medewerkers elkaars bestanden aanpassen of de boekhouding muteren, meer dan voor hun functie nodig is?
    Toelichting: Het behoeft geen betoog dat als bijvoorbeeld een verkoper zelf een verkoopfactuur kan ‘afboeken’ er een lek ontstaat.
  5. Ten aanzien van de organisatie: vergeet men wel eens (het kasgeld of de voorraad) te inventariseren of komen er wel eens grote verschillen uit de inventarisatie?
    Toelichting: Uiteraard moet er een goede lijst zijn waarmee men inventariseert. Die moet door het systeem gegenereerd. Op basis daarvan zijn uitgebreide inventarisatieprotocollen geschreven en dat is niet voor niets.

Zo maar een aantal indicaties waaruit u kunt afleiden of uw organisatie fraudebestendig is.

Het feit dat u dit artikel leest, geeft aan dat u erover denkt. Dat kan positief zijn, maar ook een aanleiding hebben. Mocht u hierover met ons van gedachten willen wisselen, kan dat uiteraard vertrouwelijk.

Definitie(s) fraude

Dit wat uitgebreidere artikel wil completeren met de defnitie van fraude. De definitie van fraude is echter lastig te verwoorden. Juridisch gezien kun je dit nagenoeg niet terugvinden in de wetboeken. Het is een verzamelterm voor gedragingen die in uiteenlopende artikelen kan worden bestraft.  Een ander woord voor fraude (dat wel in het Burgelijk Wetboek voorkomt) is bedrog. In de accountantspraktijk wordt de volgende (verkorte) omschrijving gehanteerd: Een opzettelijke handeling door een of meer personen waarbij misleiding wordt gebruikt om een onrechtmatig voordeel te behalen.

De omschrijving van een een specifieke vorm van fraude mag in dit kader niet ontbreken, de faillissementsfraude. Dat is een onoorbare financiële en/of administratieve gedragingen die zich afspelen in het kader van een faillissement. Daaronder valt bijvoorbeeld het onttrekken of wegsluizen van geld of goederen aan respectievelijk uit de failliete boedel, het bevoordelen van één of meer schuldeisers, het opvoeren van onverplichte uitgaven, het niet verantwoorden van uitgaven aan de curator of het niet of niet volledig presenteren (laten verdwijnen) van de administratie, zodat de curator de vermogenspositie van de gefailleerde niet kan vaststellen. Schuldeisers worden hierdoor benadeeld.

In het nieuws wordt ook regelmatig btw-fraude of ook wel carousel fraude genoemd. Bij btw-fraude wordt de inning van btw gefrustreerd door een zogeheten btw-carrousel op te zetten van lege BV’s die elkaar leveringen doen (eventueel fictief of altijd dezelfde goederen) waarbij btw aan de ene kant niet wordt afgedragen en / of aan de andere kant onterecht wordt teruggevorderd. Bij deze vorm van fraude wordt de overheid, dus de belastingbetaler benadeeld.

Verder duikelt ook zeer frequent de term acquisitiefraude op. Vaak komt dit in de vorm van een spookfactuur ofwel spooknota. De spookbrief lijkt dan op een factuur en er staat dan met kleine letters op, “door betaling gaat u akkoord met dit aanbod” of iets van die strekking. De dienst of het product is dus (nog) niet geleverd. Onder acquisitiefraude wordt ook verstaan dat men opbelt of mailt over de “gratis verlenging”. Direct daarop volgt een fax waarop u een akkoord moet tekenen. Op het akkoord staat (heel klein) iets anders vermeld staat dan afgesproken. U kunt dit soort fraude melden op fraudemeldpunt. U denkt wellicht: Dat zal mij niet overkomen? De exacte cijfers zijn niet bekend maar diverse bronnen melden dat dit jaarlijks het bedrijfsleven 400.000.000 euro kost. Afgelopen week ontvingen weer twee mensen in mijn nabije omgeving zo’n schrijven. En dat zijn de mensen die het wél zien…

Reageer op dit artikel

  • (uw e-mail wordt niet gepubliceerd)

XHTML: U kunt deze labels gebruiken: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>